delegacja zagraniczna · przepisy 2026

Kalkulator delegacji zagranicznej — diety wg krajów, kurs NBP i gotowy druk

Q: Od kiedy liczy się czas podróży zagranicznej?

Lądem — od przekroczenia granicy w drodze za granicę do przekroczenia jej w drodze powrotnej. Samolotem — od startu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju. Statkiem lub promem — od wyjścia z ostatniego portu polskiego do wejścia do pierwszego (§ 12).

Q: Co to jest ryczałt na dojazd z i do dworca albo lotniska?

Jedna dieta w miejscowości docelowej i w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik nocował; w jedną stronę połowa diety (§ 17 ust. 1–2). Nie przysługuje przy podróży samochodem ani gdy dojazdy są zapewnione.

Q: Czy firma prywatna musi stosować diety z tabeli?

Może ustalić własne zasady w regulaminie, układzie zbiorowym albo umowie o pracę, ale dieta za dobę — także zagraniczną — nie może być niższa niż krajowa dieta ze sfery budżetowej, czyli 45 zł (art. 77⁵ § 4 KP).

Wybierasz kraj, wpisujesz trasę i godziny przekroczenia granicy. Kalkulator liczy dietę zagraniczną i krajową, posiłki, noclegi, ryczałty na dojazdy i komunikację, przelicza walutę po kursie NBP — a na koniec drukujesz polecenie wyjazdu z rachunkiem kosztów podróży zagranicznej.

zasady zagraniczne · stan na 25.09.2026

niepełna doba do 8 h1/3 diety

śniadanie / obiad / kolacja15 / 30 / 30%

nocleg bez rachunku25% limitu

dojazd z/do dworca, lotniska1 dieta

komunikacja miejscowa10% diety

1 · kraj i granica

Dokąd i kiedy za granicą — od tego zależą stawki i podział na część krajową

Czas podróży zagranicznej liczy się od przekroczenia granicy (auto, pociąg, autobus) albo od startu samolotu z ostatniego lotniska w Polsce — do powrotnego przekroczenia granicy albo lądowania na pierwszym lotnisku w Polsce (§ 12). Dojazd przez Polskę to część krajowa, liczona dietą krajową.

Państwo docelowe

115 pozycji z załącznika do rozporządzenia + Gibraltar, Hongkong, Tajwan

Wyjazd z Polski

przekroczenie granicy albo start samolotu; puste = cała podróż za granicą

Powrót do Polski

przekroczenie granicy albo lądowanie w Polsce

Część zagraniczna

—

2 · trasa

Skąd, dokąd i kiedy — każdy odcinek osobno, jak w rachunku kosztów

Odcinki to trasa od wyjścia z domu do powrotu — w Polsce i za granicą. Koszt biletu wpisujesz w złotych albo w walucie kraju docelowego. Jazd po mieście za granicą tu nie dodawaj — pokrywa je ryczałt na komunikację miejscową. Zmiana dnia w jednej dacie przesuwa kolejne o tyle samo dni.

3 · wyżywienie, noclegi, ryczałty

Co zapewnił ktoś inny, a za co zapłacił pracownik

Posiłki za granicą — zmniejszają dietę zagraniczną

Bezpłatne śniadania

każde −15% diety

Bezpłatne obiady

każdy −30% diety

Bezpłatne kolacje

każda −30% diety

Całodzienne bezpłatne wyżywienie przez cały pobyt wtedy zamiast odliczeń za posiłki przysługuje 25% diety (§ 14 ust. 1)

Noclegi za granicą

Noce za granicą

z dat wyjazdu i powrotu do Polski

Z rachunkiem (hotel)

Kwota rachunków (waluta)

Bez rachunku (ryczałt)

25% limitu za każdy nocleg

Pracodawca zgodził się na hotel ponad limit § 16 ust. 3 — w uzasadnionych przypadkach zwrot całego rachunku; ryczałt nie należy się za noc w przejeździe ani za nocleg zapewniony

Ryczałt na dojazd z i do dworca, lotniska, portu za granicą (§ 17 ust. 1–2)

W obie strony1 dieta za każde miasto z noclegiem W jedną stronę50% diety Nie dotyczypodróż autem, zapewniony transfer

Miejscowości za granicą z noclegiem

docelowa i każda inna, w której pracownik nocował

Komunikacja miejscowa za granicą — 10% diety za każdą rozpoczętą dobę (§ 17 ust. 3)

Ryczałt10% diety za rozpoczętą dobę za granicą Nie dotyczypodróż autem albo bez kosztów dojazdów

Część krajowa — dojazd do granicy i powrót

Bezpłatne śniadania w Polsce

−25% diety krajowej

Obiady w Polsce

−50%

Kolacje w Polsce

−25%

Nocleg w Polsce — rachunki (zł)

np. hotel przy lotnisku przed wylotem

Licz część krajową łącznie (dojazd + powrót) domyślnie oddzielnie — tak zaleca ministerstwo pracy; część firm sumuje oba odcinki, co częściej daje prawo do diety

Waluta, zaliczka, inne wydatki

Data wypłaty zaliczki (kurs)

Kurs średni NBP

tabela A z dnia wypłaty zaliczki (§ 20)

Zaliczka w walucie

Zaliczka w zł

Inne wydatki (waluta)

parking, autostrada, wiza, bagaż

Inne wydatki (zł)

4 · dane do polecenia

Kto, po co i na czyje polecenie — tylko do wydruku, nie wpływa na kwoty

Pracodawca

NIP pracodawcy

nazwę i adres uzupełnimy z rejestrów KRS, CEIDG i REGON

Nazwa i adres (trafią na polecenie)

Wpisz NIP —
dane pobierzemy
z rejestrów

Chcesz wiedzieć więcej i szybciej o firmach? Załóż darmowe konto w xKRS ↗

Wyjazd

Numer polecenia

Data wystawienia

Pracownik (imię i nazwisko)

Stanowisko

Cel podróży

Pojazd (marka, nr rej.)

pojawi się w poleceniu przy aucie prywatnym

Dane zapisują się tylko w tej przeglądarce, żeby przy następnej delegacji nie wpisywać ich od nowa.

rozliczenie

Rozliczenie podróży zagranicznej—

podgląd wydruku

Polecenie wyjazdu służbowego — dwie strony A4: polecenie i rachunek kosztów podróży zagranicznej

Tak wyjdzie z drukarki (albo do PDF — w oknie drukowania wybierz „Zapisz jako PDF”). Puste pola zostają wykropkowane do wypełnienia ręcznie.

zasady

Jak liczy kalkulator — przepisy w pigułce

Podstawa: rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 2190), rozdział 3 i załącznik ze stawkami dla państw.

Sytuacja	Należność
Każda pełna doba za granicą	100% diety kraju
Niepełna doba: do 8 h / ponad 8 do 12 h / ponad 12 h	1/3 · 50% · 100%
Bezpłatne śniadanie / obiad / kolacja	−15% / −30% / −30%
Całodzienne bezpłatne wyżywienie	25% diety
Nocleg z rachunkiem	do limitu kraju
Nocleg bez rachunku (nie za czas przejazdu)	25% limitu
Dojazd z i do dworca/lotniska, za każde miasto z noclegiem	1 dieta (50% w jedną stronę)
Komunikacja miejscowa, za rozpoczętą dobę	10% diety
Część krajowa (dojazd do granicy, powrót)	dieta krajowa 45 zł

Ryczałty na dojazdy i komunikację nie przysługują, gdy podróż zagraniczna odbywa się samochodem (służbowym albo prywatnym), motocyklem lub motorowerem, gdy dojazdy są zapewnione albo pracownik nie ponosi tych kosztów (§ 17 ust. 4).
Kurs. Zaliczka jest wypłacana w walucie; za zgodą pracownika — w złotych po średnim kursie NBP z dnia wypłaty. Rozliczenie następuje w walucie zaliczki albo w złotych po tym samym kursie (§ 20). Kalkulator pobiera kurs z tabeli A NBP; jeśli w danym dniu tabeli nie było, bierze ostatnią wcześniejszą.
Część krajowa. Rozporządzenie każe stosować do niej przepisy o podróży krajowej (§ 21), ale nie mówi, czy dojazd i powrót liczyć osobno, czy razem. Ministerstwo pracy stoi na stanowisku, że osobno — i tak liczy kalkulator domyślnie.
Firma prywatna może w regulaminie ustalić własne stawki, ale dieta — także zagraniczna — nie może być niższa niż krajowa dieta ze sfery budżetowej, czyli 45 zł (art. 77⁵ § 4 KP). Wszystko ponad stawki z rozporządzenia jest przychodem pracownika (PIT i ZUS).
Projekt zmian z 2026 r. zmienia też część stawek zagranicznych (np. Czechy 41 → 45 EUR, Wielka Brytania 45 → 50 GBP) i przelicza Norwegię, Szwecję i Danię na euro. Do 24.09.2026 nie ukazał się w Dzienniku Ustaw — kalkulator liczy według obowiązującej tabeli.

Diety i limity noclegów dla wszystkich krajów (tabela z rozporządzenia)

Państwo	Waluta	Dieta za dobę	Limit noclegu	Ryczałt za nocleg (25%)
Afganistan	EUR	47	140	35,00
Albania	EUR	41	120	30,00
Algieria	EUR	50	200	50,00
Andora	EUR	50	200	50,00
Angola	USD	61	180	45,00
Arabia Saudyjska	EUR	50	200	50,00
Argentyna	USD	50	150	37,50
Armenia	EUR	42	145	36,25
Australia	AUD	95	270	67,50
Austria	EUR	57	150	37,50
Azerbejdżan	EUR	43	150	37,50
Bangladesz	USD	50	120	30,00
Belgia	EUR	55	200	50,00
Białoruś	EUR	42	130	32,50
Bośnia i Hercegowina	EUR	41	100	25,00
Brazylia	EUR	43	120	30,00
Bułgaria	EUR	40	120	30,00
Chile	USD	60	120	30,00
Chiny	EUR	55	170	42,50
Chorwacja	EUR	42	125	31,25
Cypr	EUR	43	160	40,00
Czarnogóra	EUR	40	110	27,50
Czechy	EUR	41	120	30,00
Dania	DKK	446	1 430	357,50
Demokratyczna Republika Konga	USD	66	220	55,00
Egipt	USD	55	150	37,50
Ekwador	USD	44	110	27,50
Estonia	EUR	45	110	27,50
Etiopia	USD	55	300	75,00
Finlandia	EUR	53	180	45,00
Francja	EUR	55	200	50,00
Gibraltar	GBP	45	220	55,00
Grecja	EUR	50	160	40,00
Gruzja	EUR	48	160	40,00
Hiszpania	EUR	50	200	50,00
Holandia	EUR	50	150	37,50
Hongkong	USD	55	250	62,50
Indie	EUR	42	210	52,50
Indonezja	EUR	41	110	27,50
Irak	USD	60	120	30,00
Iran	EUR	41	95	23,75
Irlandia	EUR	52	160	40,00
Islandia	EUR	56	160	40,00
Izrael	EUR	70	200	50,00
Japonia	JPY	7 532	22 000	5 500,00
Jemen	USD	48	160	40,00
Jordania	EUR	50	130	32,50
Kambodża	USD	45	100	25,00
Kanada	CAD	71	190	47,50
Katar	EUR	41	200	50,00
Kazachstan	EUR	45	155	38,75
Kenia	EUR	41	150	37,50
Kirgistan	USD	41	150	37,50
Kolumbia	USD	49	120	30,00
Kongo	USD	66	220	55,00
Korea Południowa	EUR	46	170	42,50
Korea Północna	EUR	48	170	42,50
Kostaryka	USD	50	140	35,00
Kuba	EUR	50	140	35,00
Kuwejt	EUR	39	200	50,00
Laos	USD	54	100	25,00
Liban	USD	57	150	37,50
Libia	EUR	52	100	25,00
Liechtenstein	CHF	88	220	55,00
Litwa	EUR	45	150	37,50
Luksemburg	EUR	55	200	50,00
Łotwa	EUR	57	132	33,00
Macedonia Północna	EUR	43	138	34,50
Malezja	EUR	41	140	35,00
Malta	EUR	43	180	45,00
Maroko	EUR	41	130	32,50
Meksyk	USD	58	154	38,50
Mołdawia	EUR	45	94	23,50
Monako	EUR	55	200	50,00
Mongolia	EUR	45	154	38,50
Niemcy	EUR	49	170	42,50
Nigeria	EUR	46	240	60,00
Norwegia	NOK	496	1 650	412,50
Nowa Zelandia	USD	58	180	45,00
Oman	EUR	40	240	60,00
Pakistan	EUR	38	200	50,00
Palestyna	EUR	70	200	50,00
Panama	USD	52	140	35,00
Peru	USD	50	150	37,50
Południowa Afryka	USD	52	275	68,75
Portugalia	EUR	49	150	37,50
Rosja	EUR	48	200	50,00
Rumunia	EUR	42	110	27,50
San Marino	EUR	53	192	48,00
Senegal	EUR	44	120	30,00
Serbia	EUR	40	110	27,50
Singapur	USD	56	230	57,50
Słowacja	EUR	47	132	33,00
Słowenia	EUR	45	143	35,75
Stany Zjednoczone Ameryki (USA)	USD	59	200	50,00
Syria	USD	50	150	37,50
Szwajcaria	CHF	88	220	55,00
Szwecja	SEK	510	2 000	500,00
Tadżykistan	EUR	41	140	35,00
Tajlandia	USD	42	110	27,50
Tajwan	EUR	40	142	35,50
Tanzania	USD	53	150	37,50
Tunezja	EUR	37	100	25,00
Turcja	USD	53	185	46,25
Turkmenistan	EUR	47	90	22,50
Ukraina	EUR	41	180	45,00
Urugwaj	USD	50	80	20,00
USA — Nowy Jork	USD	59	350	87,50
USA — Waszyngton	USD	59	300	75,00
Uzbekistan	EUR	41	140	35,00
Watykan	EUR	53	192	48,00
Wenezuela	USD	60	220	55,00
Wielka Brytania	GBP	45	220	55,00
Wietnam	USD	53	160	40,00
Włochy	EUR	53	192	48,00
Wybrzeże Kości Słoniowej	EUR	33	100	25,00
Węgry	EUR	44	143	35,75
Zimbabwe	EUR	39	90	22,50
Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	43	220	55,00
Państwa inne niż wymienione w lp. 1–114	EUR	41	140	35,00

🚆 Delegacja tylko po Polsce? Kalkulator delegacji krajowej: dieta 45 zł, noclegi, ryczałty, kilometrówka i ten sam wydruk polecenia wyjazdu →

FAQ

Częste pytania o delegacje zagraniczne

Ile wynosi dieta za delegację zagraniczną w 2026 roku?

Zależy od kraju docelowego i jest podana w jego walucie: Niemcy 49 EUR, Czechy 41 EUR, Francja 55 EUR, Wielka Brytania 45 GBP, USA 59 USD. Pełna tabela dla 115 pozycji jest w załączniku do rozporządzenia (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 2190) i na tej stronie. Dla krajów niewymienionych dieta wynosi 41 EUR.

Jak liczy się dietę za niepełną dobę za granicą?

Za każdą pełną dobę przysługuje cała dieta. Za niepełną: do 8 godzin — 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin — połowa, ponad 12 godzin — cała (§ 13 ust. 3). To inaczej niż w delegacji krajowej, gdzie do 8 godzin nie należy się nic.

Od kiedy liczy się czas podróży zagranicznej?

Przy podróży lądem — od przekroczenia granicy w drodze za granicę do przekroczenia jej w drodze powrotnej. Samolotem — od startu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju. Statkiem lub promem — od wyjścia z ostatniego portu polskiego do wejścia do pierwszego (§ 12).

Jak rozliczyć dojazd do granicy albo na lotnisko w Polsce?

To część krajowa — stosuje się do niej zasady podróży krajowej, czyli dietę 45 zł (§ 21). Ministerstwo pracy zaleca liczyć dojazd i powrót osobno; część pracodawców sumuje oba odcinki. Kalkulator pozwala wybrać jedno albo drugie.

O ile zmniejsza się dieta zagraniczna za posiłki?

Śniadanie o 15%, obiad o 30%, kolacja o 30% diety (§ 14 ust. 2). Przy całodziennym bezpłatnym wyżywieniu przysługuje 25% diety. Śniadanie wliczone w cenę hotelu też zmniejsza dietę.

Ile wynosi ryczałt za nocleg za granicą?

25% limitu na nocleg dla danego kraju — np. w Niemczech limit to 170 EUR, więc ryczałt wynosi 42,50 EUR. Nie przysługuje za noc w przejeździe ani gdy nocleg jest zapewniony. Hotel z rachunkiem zwraca się do wysokości limitu, a ponad limit — tylko za zgodą pracodawcy (§ 16).

Co to jest ryczałt na dojazd z i do dworca albo lotniska?

Pracownikowi przysługuje jedna dieta w miejscowości docelowej i w każdej innej miejscowości za granicą, w której nocował — na dojazd z i do dworca, lotniska lub portu; w jedną stronę połowa diety (§ 17 ust. 1–2). Nie przysługuje przy podróży samochodem ani gdy dojazdy są zapewnione.

Po jakim kursie przeliczyć delegację zagraniczną?

Zaliczkę wypłaca się w walucie albo — za zgodą pracownika — w złotych po średnim kursie NBP z dnia wypłaty. Rozlicza się w walucie zaliczki albo w złotych po tym samym kursie (§ 20). Do celów podatkowych księgowość przelicza koszty według własnych zasad — warto to uzgodnić z księgową.

Czy firma prywatna musi stosować diety z tabeli?

Może ustalić własne zasady w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym albo umowie o pracę, ale dieta za dobę — także zagraniczną — nie może być niższa niż krajowa dieta ze sfery budżetowej, czyli 45 zł (art. 77⁵ § 4 KP). Bez takich postanowień stosuje się wprost rozporządzenie.

dla firm, w których delegacji jest więcej

Co miesiąc ten sam klient za granicą, ten sam pracownik i to samo auto — a Ty znowu wszystko przepisujesz?

Kalkulator jest dobry na jedną delegację. Jeśli u Ciebie wyjazdów jest kilka w miesiącu, przygotowujemy narzędzie do ewidencji podróży służbowych, w którym dane wpisujesz raz:

pracownicy, stanowiska i pojazdy zapisane na stałe — wybierasz, zamiast wpisywać,
powtarzalne trasy i kraje jednym kliknięciem, numeracja poleceń prowadzi się sama,
rejestr wszystkich delegacji w jednym miejscu i zestawienie miesięczne dla księgowości,
polecenie i rachunek kosztów liczone według tych samych zasad co ten kalkulator.

Zgłoś się — porozmawiajmy o delegacjach w Twojej firmie →

Bez zobowiązań. Powiesz, ile macie wyjazdów i jak je dziś rozliczacie — dopasujemy narzędzie do tego, jak pracujecie.

Kalkulator ma charakter pomocniczy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stawki wg rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 2190, załącznik) i rozporządzenia MI z 25.03.2002 (Dz.U. 2023 poz. 5), stan na 25.09.2026; kursy walut z API NBP. Kwoty liczą się w przeglądarce — na serwer trafia tylko NIP (dane firmy) i zapytanie o kurs do NBP.