MASTERJEDI.LTD / narzędzia
delegacja krajowa · przepisy 2026

Kalkulator delegacji — policz i wydrukuj polecenie wyjazdu

Wpisujesz trasę z godzinami, posiłki i noclegi. Kalkulator liczy dietę, ryczałty, noclegi i kilometrówkę według rozporządzenia o podróżach służbowych, pokazuje, skąd się wzięła każda złotówka — a na koniec drukujesz gotowe polecenie wyjazdu służbowego z rachunkiem kosztów podróży, kwotą słownie i miejscem na podpisy.

Wyjazd za granicę? Kalkulator delegacji zagranicznej → diety dla 115 krajów i kurs NBP.

stawki krajowe · stan na 25.09.2026
dieta za dobę45,00 zł
ryczałt za nocleg (150%)67,50 zł
limit hotelu za dobę (20×)900,00 zł
komunikacja miejscowa (20%)9,00 zł
auto prywatne > 900 cm³1,15 zł/km
1 · trasa

Skąd, dokąd i kiedy — każdy odcinek osobno, jak w rachunku kosztów

Odcinki to trasa: od wyjścia z domu do powrotu — także taksówka spod domu na dworzec czy z lotniska do hotelu. Jazd po mieście docelowym tu nie dodawaj, rozliczasz je niżej w „Komunikacji miejscowej”. Dieta liczy się od pierwszego wyjazdu do ostatniego przyjazdu. Dla biletów wpisz kwotę z biletu (z ulgą, jeśli pracownikowi przysługuje), dla prywatnego auta — kilometry. Zmiana dnia w jednej dacie przesuwa kolejne daty o tyle samo dni, więc wystarczy ustawić pierwszą. Wszystko liczy się w przeglądarce, nic nie wysyłamy na serwer.

2 · wyżywienie, noclegi, inne koszty

Co zapewnił ktoś inny, a za co zapłacił pracownik

Bezpłatne posiłki (także śniadanie w cenie hotelu) zmniejszają dietę. Noclegi, które się należą, kalkulator wylicza sam z godzin podróży — Ty mówisz tylko, ile z nich było z rachunkiem, a ile zapewnionych.

każde −25% diety (−11,25 zł)
każdy −50% diety (−22,50 zł)
każda −25% diety (−11,25 zł)
Noclegi w podróży
0
co najmniej 6 h między 21:00 a 7:00
limit 900 zł za dobę hotelową
bez zwrotu i bez ryczałtu
Komunikacja miejscowa — jazdy po mieście docelowym (autobus, tramwaj, metro, taksówka), których nie ma w odcinkach
parking, autostrada, bagaż — wg paragonów
45 zł to minimum także dla firm prywatnych (art. 77⁵ § 4 KP)
3 · dane do polecenia

Kto, po co i na czyje polecenie — tylko do wydruku, nie wpływa na kwoty

Pracodawca

nazwę i adres uzupełnimy z rejestrów KRS, CEIDG i REGON

Wyjazd

pojawi się w poleceniu przy aucie prywatnym
Dane zapisują się tylko w tej przeglądarce, żeby przy następnej delegacji nie wpisywać ich od nowa.
rozliczenie
Rozliczenie podróży służbowej—
podgląd wydruku

Polecenie wyjazdu służbowego — dwie strony A4: polecenie i rachunek kosztów

Tak wyjdzie z drukarki (albo do PDF — w oknie drukowania wybierz „Zapisz jako PDF”). Puste pola zostają wykropkowane do wypełnienia ręcznie.

zasady

Jak liczy kalkulator — przepisy w pigułce

Podstawa: rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 2190) i rozporządzenie MI z 25.03.2002 o zwrocie kosztów używania prywatnych pojazdów (Dz.U. 2023 poz. 5).

SytuacjaNależność
Podróż do doby: krócej niż 8 h0 zł
Podróż do doby: od 8 do 12 h50% · 22,50 zł
Podróż do doby: ponad 12 h100% · 45,00 zł
Dłużej niż doba: każda pełna doba100% · 45,00 zł
Dłużej niż doba: rozpoczęta doba do 8 h50% · 22,50 zł
Dłużej niż doba: rozpoczęta doba ponad 8 h100% · 45,00 zł
Bezpłatne śniadanie / obiad / kolacja−25% / −50% / −25%
Nocleg z rachunkiem (za dobę hotelową)do 900,00 zł
Nocleg bez rachunku (min. 6 h między 21 a 7)67,50 zł
Komunikacja miejscowa, za rozpoczętą dobę (bez względu na liczbę miast)9,00 zł
Samochód prywatny do 900 cm³ / ponad 900 cm³0,89 / 1,15 zł/km
Motocykl / motorower0,69 / 0,42 zł/km
  • Stawki kilometrowe to maksimum. Pracodawca może ustalić niższą stawkę, ale nie wyższą — kalkulator bierze maksymalną.
  • Dieta nie spada poniżej zera. Przy podróży 8–12 h (22,50 zł) jeden bezpłatny obiad zeruje dietę; całodzienne wyżywienie = brak diety.
  • Firma prywatna może w regulaminie ustalić własne zasady, ale dieta krajowa nie może być niższa niż 45 zł, a bez regulaminu obowiązują stawki z rozporządzenia (art. 77⁵ § 3–5 KP). Wszystko ponad limity z rozporządzenia jest przychodem pracownika — podlega PIT i ZUS.
  • Rozliczenie pracownik składa w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, z biletami i rachunkami; diety i ryczałty nie wymagają dowodów.
  • Projekt 60 zł. W styczniu 2026 r. ministerstwo opublikowało projekt podwyżki diety do 60 zł (nocleg 90 zł, limit hotelu 1200 zł, komunikacja 12 zł). Do 24.09.2026 nie ukazał się w Dzienniku Ustaw — do tego czasu obowiązuje 45 zł. Gdy wejdzie, zmienimy stawki.
📰 Delegacja trwała dobę. Rozliczenie — pół dnia. Madryt „samochodem”, kabina ciężarówki i jedno słowo w przepisach — historie o delegacjach, które kosztowały więcej niż dieta. Czytaj na blogu → 🌍 Delegacja za granicę? Kalkulator delegacji zagranicznej: diety i limity noclegów dla 115 krajów, część krajowa do granicy, kurs NBP i ten sam wydruk polecenia →
FAQ

Częste pytania o delegacje

Ile wynosi dieta za delegację krajową w 2026 roku?
45 zł za dobę podróży — bez zmian od 1 stycznia 2023 r. (§ 7 ust. 1 rozporządzenia, tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 2190). Projekt podwyżki do 60 zł ze stycznia 2026 r. do 24 września 2026 r. nie został ogłoszony w Dzienniku Ustaw.
Jak liczy się dietę, gdy delegacja trwa krócej niż doba?
Poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin należy się połowa (22,50 zł), ponad 12 godzin — cała dieta (45 zł). Czas liczy się od wyjazdu do powrotu po wykonaniu zadania.
Jak liczy się dietę za podróż dłuższą niż doba?
Za każdą pełną dobę — 45 zł. Za ostatnią, niepełną dobę: do 8 godzin połowa diety, ponad 8 godzin — cała. Przykład: 38 godzin to 1 pełna doba + 14 godzin, czyli 2 × 45 zł = 90 zł.
O ile zmniejsza się dieta za zapewnione posiłki?
Każde bezpłatne śniadanie obniża dietę o 25% (11,25 zł), obiad o 50% (22,50 zł), kolacja o 25% (11,25 zł). Dotyczy to też śniadania wliczonego w cenę hotelu. Dieta nie może spaść poniżej zera.
Kiedy przysługuje ryczałt za nocleg, a kiedy zwrot za hotel?
Za hotel z rachunkiem zwraca się faktyczny koszt, do 900 zł za dobę hotelową (więcej tylko za zgodą pracodawcy). Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku i nie zapewniono mu noclegu, dostaje ryczałt 67,50 zł — pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. Ryczałt nie należy się za noc w przejeździe ani gdy pracownik może codziennie wracać do domu.
Jak rozliczyć taksówkę albo Ubera w delegacji?
Rozporządzenie nie wymienia taksówki wprost, więc liczy się, po co był przejazd. Dojazd na dworzec albo lotnisko to część trasy — rozlicza się go jak bilet, jeśli pracodawca uznał taki środek transportu (§ 3 ust. 1) albo jako inny niezbędny wydatek (§ 4). Przejazdy po mieście docelowym to komunikacja miejscowa: pokrywa je ryczałt 9 zł za dobę, a zwrot z paragonów zamiast ryczałtu wymaga zgody pracodawcy (§ 9 ust. 3). Obu naraz się nie łączy.
Czy ryczałt na komunikację miejscową należy się za każde miasto?
Nie — za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (§ 9 ust. 1), bez względu na to, w ilu miejscowościach pracownik był tego dnia. Jeśli ryczałt nie wystarcza, pracownik może wnioskować o zwrot udokumentowanych kosztów — przepis nie ogranicza ich do jednego miasta, liczą się bilety i paragony z całej podróży. Gdy biletu nie da się przedstawić (np. bilet w aplikacji), składa się pisemne oświadczenie o wydatku (§ 5 ust. 2).
Ile wynosi kilometrówka za prywatne auto w delegacji?
Maksymalnie 1,15 zł/km dla samochodu o pojemności powyżej 900 cm³ i 0,89 zł/km do 900 cm³; motocykl 0,69 zł, motorower 0,42 zł (Dz.U. 2023 poz. 5). Pracodawca może ustalić niższą stawkę, wyższej nie.
Czy prywatna firma musi płacić dietę 45 zł?
Może ustalić zasady w regulaminie, układzie zbiorowym albo umowie o pracę, ale dieta krajowa nie może być niższa niż w sferze budżetowej, czyli 45 zł (art. 77⁵ § 4 KP). Jeśli firma nic nie ustaliła, stosuje się wprost rozporządzenie.
W jakim terminie trzeba rozliczyć delegację?
Pracownik rozlicza podróż najpóźniej 14 dni od jej zakończenia (§ 5 ust. 1), dołączając bilety, faktury i rachunki. Jeśli dowodu nie da się przedstawić, składa pisemne oświadczenie o wydatku.
dla firm, w których delegacji jest więcej

Co tydzień ta sama trasa, ten sam pracownik i to samo auto — a Ty znowu wszystko przepisujesz?

Kalkulator jest dobry na jedną delegację. Jeśli u Ciebie wyjazdów jest kilka w miesiącu, przygotowujemy narzędzie do ewidencji podróży służbowych, w którym dane wpisujesz raz:

  • pracownicy, stanowiska i pojazdy zapisane na stałe — wybierasz, zamiast wpisywać,
  • powtarzalne trasy jednym kliknięciem, numeracja poleceń prowadzi się sama,
  • rejestr wszystkich delegacji w jednym miejscu i zestawienie miesięczne dla księgowości,
  • polecenie i rachunek kosztów liczone według tych samych zasad co ten kalkulator.
Zgłoś się — porozmawiajmy o delegacjach w Twojej firmie →

Bez zobowiązań. Powiesz, ile macie wyjazdów i jak je dziś rozliczacie — dopasujemy narzędzie do tego, jak pracujecie.

Kalkulator ma charakter pomocniczy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stawki wg rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 2190) i rozporządzenia MI z 25.03.2002 (Dz.U. 2023 poz. 5), stan na 25.09.2026. Obliczenia wykonują się lokalnie w przeglądarce — nic nie jest wysyłane na serwer.