Jeden właściciel, dwa nazwiska. Rejestry nie zgadzają się w 14 528 spółkach

Sprawdzasz spółkę przed podpisaniem umowy. KRS, dział 1: wspólnik Jan Kowalski, 100 udziałów, cały kapitał. Jasne — to jego firma. Zamykasz kartę.

Gdybyś zajrzał jeszcze do CRBR, zobaczyłbyś nazwisko, którego nie było w KRS. Nie „Kowalski i ktoś jeszcze". Po prostu kogoś innego. Ta sama spółka, ten sam dzień, dwa państwowe rejestry — i dwie różne odpowiedzi na pytanie „czyja to firma".

Sprawdziliśmy, jak często to się zdarza. Raz na dwadzieścia sześć spółek w całej badanej populacji. A tam, gdzie odpowiedź powinna być najprostsza — raz na siedemnaście.

To nie jest ten sam człowiek z definicji

Zanim padną liczby, trzeba powiedzieć rzecz, o którą łatwo się potknąć: wspólnik i beneficjent rzeczywisty to dwa różne pojęcia prawne i rozbieżność między nimi bywa całkowicie legalna.

Wspólnik to ten, kto figuruje w dziale 1 KRS jako posiadacz udziałów. Beneficjent rzeczywisty to — zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML — osoba fizyczna, która sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką. Te zbiory najczęściej się pokrywają, ale nie muszą:

• Kontrola bez udziałów. Ktoś ma decydujący głos na mocy umowy spółki, zastawu na udziałach albo porozumienia wspólników — jest beneficjentem, nie będąc wspólnikiem.
• Udziały bez kontroli. Wspólnik trzyma udziały powierniczo dla kogoś innego. Umowa powiernicza sama w sobie nie jest nielegalna — ale beneficjentem jest wtedy powierzający i to jego należy zgłosić.
• Rejestr jest nieaktualny. Spółka sprzedała udziały i zgłosiła zmianę tylko w jednym miejscu. Najczęstszy i najbardziej prozaiczny powód.
• Słup. Wspólnik firmuje nazwiskiem cudzą działalność. To jedyny z tych przypadków, który jest patologią — i nie da się go odróżnić od poprzednich bez wejścia w dokumenty.

Dlatego nie nazywamy tych 14 528 spółek podejrzanymi. Nazywamy je spółkami, w których dwa rejestry mówią co innego — a to jest fakt sprawdzalny, datowany i wystarczający, żeby zadać jedno dodatkowe pytanie, zanim przelejesz zaliczkę.

378 596 spółek zestawionych. 14 528 z rozłącznymi listami

Budujemy xkrs.pl — kartotekę, która pokazuje KRS, REGON i CRBR obok siebie na jednej karcie firmy. Do tej analizy wzięliśmy każdą spółkę, dla której mamy jednocześnie aktualnych wspólników-osoby fizyczne w KRS i co najmniej jedno zgłoszenie beneficjenta w CRBR. Nazwiska porównujemy po normalizacji (wielkość liter, polskie znaki, interpunkcja). „Rozłączne" znaczy: żadne nazwisko z KRS nie występuje wśród beneficjentów z CRBR.

Najważniejsza z tych liczb to trzecia. W spółce, w której jest jeden wspólnik i zgłoszono jednego beneficjenta, nie ma miejsca na „to pewnie któryś z pozostałych". Albo to ta sama osoba, albo nie. Takich spółek jest w naszej próbie 90 786, a rozjeżdża się 5 383 z nich — 5,9%, czyli co siedemnasta.

Holdingi podnoszą wynik czterokrotnie

Populację dzielimy na dwie grupy, bo zachowują się zupełnie inaczej. Grupa A to spółki, w których wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi — struktura płaska, bez pięter. Grupa B ma wśród wspólników także inną spółkę.

Czterokrotna różnica ma banalne wytłumaczenie i jedno mniej banalne. Banalne: gdy wspólnikiem jest spółka, beneficjent siedzi piętro wyżej — jego nazwiska z definicji nie ma w dziale 1 badanej spółki, więc listy muszą być rozłączne. Mniej banalne: to właśnie w tych strukturach najtrudniej sprawdzić, czy zgłoszony beneficjent jest tym właściwym — i dlatego grupę B podajemy osobno, a nie w jednym worku.

Wniosek praktyczny: jeśli kogoś sprawdzasz, licz się z 3% w prostych spółkach i 12% tam, gdzie w strukturze jest druga firma.

Mazowsze dwa i pół raza częściej niż Warmia

W grupie A (spółki o płaskiej strukturze — najuczciwsze porównanie) rozkład wojewódzki jest wyraźny, choć rozpiętość mniejsza, niż można by się spodziewać.

Mazowsze odstaje — 4,4% przy 1,8% na Warmii — i to ten sam efekt, który widzieliśmy w analizie o brakujących wpisach: stolica koncentruje spółki celowe, holdingowe i adresowe, w których struktura właścicielska jest z założenia bardziej piętrowa. Reszta kraju mieści się w wąskim paśmie 1,8–3,1%, co jest samo w sobie informacją: to nie jest zjawisko lokalne.

168 spółek, gdzie pytanie przestaje być formalnością

W grupie A wyodrębniliśmy podzbiór, w którym rozbieżność spotyka się z drugą okolicznością: beneficjent ma obywatelstwo państwa objętego sankcjami (Rosja, Białoruś, Iran, Korea Północna, Syria). Takich spółek jest 168.

To jest ten rząd wielkości, przy którym da się każdą pozycję przejrzeć ręcznie — i dokładnie to robi instytucja obowiązana, kiedy dostanie sygnał. Nie 14 tysięcy. Sto kilkadziesiąt.

Rozbieżność trzeba zgłosić — to nie jest opcja

Art. 61a ustawy AML nakłada na instytucje obowiązane — biura rachunkowe, doradców podatkowych, notariuszy, kancelarie — obowiązek odnotowania rozbieżności między informacjami z CRBR a własnymi ustaleniami co do beneficjenta rzeczywistego, podjęcia czynności wyjaśniających i przekazania sprawy do organu właściwego. Ustawa wymaga przy tym udokumentowania uzasadnienia i podjętych czynności.

W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe prowadzące księgi spółki, w której KRS wskazuje Kowalskiego, a CRBR Nowaka, ma obowiązek to zauważyć. Nie „może zauważyć" — ma. A kontrola pyta o dowód, że zauważyło: datę sprawdzenia, treść rozbieżności, co z nią zrobiono.

Stąd bierze się nasze zainteresowanie tą metryką. Sama rozbieżność nie jest produktem. Produktem jest datowany zapis, że ktoś ją sprawdził konkretnego dnia — bo tego właśnie wymaga przepis, a rejestry nie dostarczają tego same z siebie.

Trzy kroki

1. Przy sprawdzaniu kontrahenta otwórz oba rejestry, nie jeden. KRS po nazwie albo numerze, CRBR po NIP. Zestawienie zajmuje minutę i nic nie kosztuje — dopóki CRBR jest otwarty.
2. Rozbieżność zapisz z datą, nie z pamięci. Zrzut ekranu z obu rejestrów plus dzień sprawdzenia. To jest dokument, nie notatka — i jedyna rzecz, która obroni cię, gdy sprawa wróci za dwa lata.
3. Zapytaj wprost. „Widzę w KRS pana jako jedynego wspólnika, a w CRBR zgłoszono kogoś innego — proszę o wyjaśnienie." W większości przypadków usłyszysz prozaiczną prawdę o nieaktualnym zgłoszeniu. To też jest odpowiedź i też warto ją mieć na piśmie.

Jak liczyliśmy